Vanaf 1 januari 2022 gelden er nieuwe regels voor de onbelaste reiskostenvergoeding. De tijdelijke maatregel waarbij werkgevers thuiswerkdagen als reisdagen mochten beschouwen voor medewerkers die al vóór 13 maart 2020 een vaste reiskostenvergoeding ontvingen, komt te vervallen.
Vanaf 1 januari 2022 geldt de 60% regeling oftewel een kalenderjaar heeft 214 werkdagen en daarvan moet een werknemer minstens 128 dagen (60%) naar de arbeidsplaats reizen om reiskosten onbelast te vergoeden met een maandelijkse vaste vergoeding. Bij parttimers is dit naar rato.
De meeste medewerkers werken momenteel nog steeds thuis vanwege Covid. Daardoor halen veel medewerkers die 60% regel niet. Dat betekent dat u momenteel als werkgever geen onbelaste reiskostenvergoeding meer kunt verstrekken. Veel bedrijven zullen ook na deze periode een beleid blijven hanteren van meer thuiswerken. Bij meer dan 2 dagen thuiswerken komt de 60% regeling ook in het geding.
Geeft u als werkgever wel een vaste reiskostenvergoeding dan kan dat leiden tot naheffingen van de belastingdienst.
Mogelijke oplossingen:
– Een combinatie van een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding bij medewerkers die voldoen aan de 60% regeling. De thuiswerk- en reiskostenvergoeding moeten allebei pro-rata worden berekend op basis van het aantal reisdagen en thuiswerkdagen.
– Het aanbieden van een thuiswerkvergoeding van 2,- euro per dag voor medewerkers die niet in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding. Dat kan onbelast.
– Het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten op declaratiebasis achteraf (0,19 cent per km of OV overzicht).
Heeft u meer regelingen in het personeelshandboek, waarbij u twijfelt of deze nog voldoen aan de huidige wet- en regelgeving? Campignon HR advies kijkt graag met u mee. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.